Overheidsteksten: ze informeren burgers, leggen regelgeving uit, communiceren beleid en helpen mensen hun weg te vinden in een steeds complexere samenleving. Het zijn ontzettend belangrijke teksten, maar helaas vaak onbegrijpelijk voor de ‘gewone’ burger. Dat zorgt voor frustratie en belemmert mensen om volwaardig mee te doen in onze maatschappij.
Hoe pak je dit als overheid aan? We worden dagelijks overspoeld met informatie, dus hoe zorg je ervoor dat teksten zowel boeien als helder zijn? Als ervaren tekstschrijver voor de overheid zie ik keer op keer dezelfde fouten terugkomen. In deze blogpost deel ik daarom 5 valkuilen en laat ik zien hoe je ze kunt vermijden. Handig om als korte checklist te gebruiken bij het schrijven van je tekst!
1. Herschrijf ingewikkelde, lange zinnen
De overheid staat er helaas om bekend: het gebruik van lange, complexe zinnen met veel bijzinnen. Dit maakt teksten moeilijker leesbaar. Grote kans dat de boodschap verloren gaat. Breek lange zinnen daarom op in kortere zinnen. Gebruik eenvoudige woorden en een logische volgorde. Probeer zo veel mogelijk B1-taalgebruik aan te houden. Een B1-woord is een makkelijk woord, dat bijna iedereen begrijpt.
Voorbeelden
Was: Indien men niet voldoet aan de in dit document genoemde voorwaarden, wordt toegang tot de gevraagde dienstverlening niet verleend.
Wordt: Voldoet u niet aan de voorwaarden? Dan krijgt u geen toegang tot de dienst.
Was: Het is belangrijk te benadrukken dat, indien men niet voldoet aan de eisen zoals gesteld in artikel 4, er sancties kunnen volgen die uiteenlopen van een waarschuwing tot een boete.
Wordt: Voldoet u niet aan de eisen van artikel 4? Dan krijgt u een waarschuwing of een boete.
Was: Om in aanmerking te komen voor de regeling dient men eerst een schriftelijk verzoek in te dienen, waarbij het formulier volledig ingevuld en voorzien van de vereiste bijlagen moet worden aangeleverd.
Wordt: Wilt u gebruikmaken van de regeling? Doe dan een schriftelijke aanvraag. Stuur ook het ingevulde formulier en de bijlagen mee.
Tip
Test je taalgebruik op Is het B1? en pas deze waar nodig aan.
2. Pas op met jargon
Veel overheidsteksten bevatten vaktaal en ingewikkelde termen die voor de gemiddelde burger onbegrijpelijk zijn. Vermijd jargon en vervang het met woorden die iedereen begrijpt. Is een vakterm écht noodzakelijk? Leg dan kort uit wat het betekent.
Voorbeelden
Was: De implementatie van de beleidsmaatregel vereist een participatieve aanpak met stakeholders uit verschillende sectoren.
Wordt: Voor de uitvoering van het beleid werken we samen met verschillende groepen en organisaties.
Was: In het kader van de evaluatie wordt er gekeken naar de effectiviteit van de interventies op lange termijn.
Wordt: We onderzoeken of de maatregelen op de lange termijn werken.
Was: De verlening van de vergunning is afhankelijk van de naleving van de gestelde randvoorwaarden.
Wordt: U krijgt de vergunning als u zich aan de voorwaarden houdt.
Tip
Lastige woorden? Kijk eens op Synoniemen.net voor een alternatief.
3. Vermijd passieve zinsconstructies waar mogelijk
In overheidsteksten zien we vaak passief taalgebruik. Je herkent deze teksten aan de vele hulpwerkwoorden, zoals: worden, zijn, zullen, kunnen, hebben. Het maakt teksten wollig en haal de vaart eruit. Kies daarom voor een actieve vorm. Spreek je lezer direct aan.
Voorbeelden
Was: Er wordt geconstateerd dat de aanvraag niet volledig is.
Wordt: De aanvraag is niet volledig.
Was: Er wordt gecontroleerd of alle gegevens correct zijn.
Wordt: We controleren of de gegevens kloppen.
Was: Er zal een evaluatie plaatsvinden van het project
Wordt: We beoordelen het project.
Tip
Probeer altijd te vragen: Wie doet wat? Zo voorkom je passieve formuleringen.
4. Beperk het gebruik van afkortingen
Als je ooit voor de overheid gewerkt hebt, weet je dat afkortingen te pas en te onpas worden gebruikt. Ga er niet vanuit dat de lezer die afkortingen kent. Gebruik afkortingen alleen als ze echt bekend zijn bij de doelgroep. Schrijf afkortingen bovendien bij het 1e gebruik voluit.
Voorbeelden
Was: Het is verplicht om een aanvraag in te dienen bij het RvO via het DSO-LV.
Wordt: U moet een aanvraag indienen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RvO) via het Digitaal Stelsel Omgevingswet-Landelijke Voorziening (DSO-LV).
Was: Het project valt onder de Wob.
Wordt: Het project valt onder de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
Tip
Als een afkorting slechts 1 of 2 keer in de tekst voorkomt, gebruik dan de volledige term. Een afkorting is ook overbodig als het voluit schrijven nauwelijks extra ruimte inneemt.
5. Onpersoonlijke toon
Veel overheidsteksten hebben een formele, afstandelijke toon. Dit geeft lezers soms het gevoel geven dat de tekst niet voor hen is. Maak tekst persoonlijk en gebruik ‘u’ of ‘jij’.
Voorbeelden
Was: Het is derhalve van belang dat men zich aan de regels houdt.
Wordt: Houd u aan de regels.
Was: Er dient te worden gezorgd voor een tijdige betaling van de verschuldigde belasting.
Wordt: Betaal uw belasting op tijd.
Was: Het wordt geadviseerd om bij vragen omtrent uw aanvraag contact op te nemen met de betreffende afdeling.
Wordt: Hebt u vragen over uw aanvraag? Neem dan contact op met onze afdeling.
Handig hè, zo’n Checklist?
Met deze 5 tips kun je een 1e stap zetten om teksten toegankelijker te maken. Onthoud: eenvoud is de sleutel. Benieuwd hoe ik je verder kan helpen met het (her)schrijven van jouw teksten? Neem contact met mij op of vraag om een proeftekst.
Reactie plaatsen
Reacties